Danish Technological Institute là một viện nghiên cứu và phát triển phi lợi nhuận. Kể từ năm 1906, viện đã thúc đẩy việc ứng dụng các tiến bộ công nghệ nhằm mang lại lợi ích cho doanh nghiệp và sự phát triển bền vững, tăng trưởng và thịnh vượng của xã hội. Viện có chuyên môn trong các lĩnh vực sản xuất, vật liệu, công nghệ môi trường, kinh doanh, năng lượng, công nghệ nông nghiệp, nghiên cứu thịt và nhiều lĩnh vực khác. Hiện tại, họ có 1.050 chuyên gia và hỗ trợ hơn 10.500 khách hàng mỗi năm – đến từ 68 quốc gia khác nhau. Viện cung cấp các dịch vụ công nghệ phục vụ cho sự phát triển và chuyển đổi cần thiết của các doanh nghiệp Đan Mạch, phù hợp với các xu hướng xã hội liên ngành và cấp thiết như: chuyển đổi số, chuyển đổi xanh, kinh tế tuần hoàn, tăng trưởng, năng suất và năng lực đổi mới sáng tạo.

“Việc sử dụng GoPaperless đã mang lại những kết quả đáng kể. Chúng tôi đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian, đặc biệt là trong quy trình ký hợp đồng, giúp đẩy nhanh tiến độ hoạt động kinh doanh. Điều này đã giúp giảm chi phí vận hành và đơn giản hóa quy trình ở nhiều phòng ban.”

Ena Leach, Tư vấn viên, Kỹ sư xây dựng tại Viện Công nghệ Đan Mạch

Thách thức

Trước khi sử dụng Cổng ký điện tử GoPaperless của Quantera, tổ chức đã gặp phải một số khó khăn. Trước hết, họ cần tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu vốn tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực. Nhiều tài liệu phải được xử lý thủ công: ký tên, lưu trữ và gửi đi. Việc sử dụng quá nhiều giấy tờ đã làm văn phòng trở nên lộn xộn và không bền vững.

Thứ hai, đối với một tổ chức công nghệ, các quy trình cần đảm bảo an toàn và đáng tin cậy. Viện Công nghệ Đan Mạch đã gặp thách thức trong việc đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của tài liệu – một yếu tố vô cùng quan trọng đối với họ.

Giải pháp

Tổ chức này chủ yếu tìm kiếm một giải pháp kết hợp giữa hiệu quả, độ tin cậy và bảo mật. GoPaperless mang lại một nền tảng thân thiện, dễ sử dụng nhưng vẫn đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật cao. Quyết định lựa chọn GoPaperless cũng dựa trên uy tín của công ty trong việc cung cấp sản phẩm chất lượng và độ tin cậy cao.

Hiện nay, Viện Công nghệ Đan Mạch sử dụng GoPaperless cho nhiều hoạt động: từ ký hợp đồng với khách hàng doanh nghiệp đến nhà cung cấp, qua đó rút ngắn đáng kể thời gian hoàn tất các giao dịch.

Kết quả

Các giải pháp của GoPaperless đã góp phần tối ưu trải nghiệm khách hàng bằng cách giảm bớt việc trao đổi qua email và tiết kiệm thời gian, giúp khách hàng tập trung vào hoạt động kinh doanh thay vì các tác vụ thủ công.

Việc sử dụng GoPaperless đã mang lại những kết quả ấn tượng. Trước hết, Viện Công nghệ Đan Mạch đã tiết kiệm được nhiều thời gian, đặc biệt trong khâu ký kết hợp đồng, giúp tăng tốc độ vận hành. Hiệu quả này giúp giảm chi phí vận hành và đơn giản hóa quy trình ở nhiều phòng ban, cho phép tập trung vào các nhiệm vụ trọng yếu hơn.

Thứ hai, tổ chức nhấn mạnh rằng họ sử dụng ít giấy hơn đáng kể, vì gần như tất cả tài liệu hiện đã có thể ký trực tuyến. Điều này giúp giảm chi phí hoạt động và tinh gọn quy trình trên toàn hệ thống. Những cải tiến về hiệu quả và giảm gánh nặng hành chính thể hiện rõ ràng. Kết quả đạt được đã nhấn mạnh rõ lợi ích của việc ứng dụng các giải pháp từ GoPaperless, đặc biệt trong việc nâng cao hiệu suất vận hành và hiệu quả tổng thể.