Vào năm 2006, UAB Scandagra bắt đầu hoạt động với việc thu mua ngũ cốc và kinh doanh sỉ các sản phẩm như phân bón, hạt giống và thuốc bảo vệ thực vật. Hiện nay, công ty đã phát triển thành một trong những doanh nghiệp sản xuất nông nghiệp hữu cơ hàng đầu tại quốc gia. Công ty tích cực xuất khẩu ngũ cốc sang các thị trường như Đức, Áo, Hà Lan và Bỉ, đồng thời không ngừng mở rộng thị trường mỗi năm.

“Một trong những lợi ích lớn nhất mà GoPaperless mang lại là khả năng quản lý rủi ro. Việc cố định giá ngũ cốc và các điều kiện khác, cũng như nhanh chóng ký kết hợp đồng là rất quan trọng. Việc chờ đợi và để rủi ro len lỏi vào lĩnh vực nông nghiệp đầy biến động là điều không hiệu quả.”

Indrė Januškevičiūtė, Điều phối viên thu mua ngũ cốc

Thách thức

Ngành nông nghiệp hoạt động trong một môi trường đầy biến động, với nhiều nhiệm vụ cần xử lý mỗi ngày và không thể tránh khỏi các thách thức. Tính chất công việc đòi hỏi tốc độ và hiệu quả, trong đó các hành động như cố định giá và ký hợp đồng cần diễn ra ngay lập tức. Hơn nữa, nhiều công việc như thu mua ngũ cốc và gieo trồng được chính các nông dân thực hiện.

Trước đây, quá trình ký kết tài liệu rất rườm rà với nhiều bước. Hợp đồng được gửi từ người phụ trách dưới dạng PDF cho quản lý, sau đó người này chuyển tiếp đến nông dân. Sau khi nông dân ký hợp đồng, họ gửi lại cho quản lý, rồi từ đó quay lại người phụ trách. Toàn bộ quy trình dựa vào email và thư tín truyền thống, mất trung bình khoảng một tuần để hoàn tất. Sự thủ công và không tự động hóa này khiến tất cả các bên ký kết mất nhiều thời gian.

Tất cả tài liệu đều được ghi chép và lưu trữ cẩn thận, dẫn đến việc tiêu tốn rất nhiều giấy tờ. Điều này kéo theo chi phí tài chính đáng kể cho việc lưu trữ, bao gồm cả nhân sự và chi phí giấy tờ. Khối lượng giấy tờ lớn cũng gây khó khăn khi cần tìm lại các tài liệu quan trọng như hồ sơ pháp lý.

Giải pháp

Trước khi lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ký điện tử, tổ chức đã thực hiện nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng. Quyết định chọn GoPaperless được đưa ra dựa trên nhiều yếu tố then chốt như: khả năng ký bằng chữ ký điện tử đủ điều kiện, trải nghiệm người dùng thân thiện, khả năng tích hợp với hệ thống hiện tại, hoạt động tại toàn bộ khu vực Baltic, và hỗ trợ nhiều công cụ eID. Việc tất cả tính năng đều có sẵn tại GoPaperless giúp loại bỏ nhu cầu sử dụng hệ thống khác. Việc tích hợp với cổng này cũng diễn ra nhanh chóng mà không cần thêm công việc, tài nguyên hay kỹ năng chuyên biệt.

Hiện tại Scandagra sử dụng cổng GoPaperless để ký phần lớn các hợp đồng thu mua ngũ cốc và phụ lục liên quan. Từ hệ thống nơi hợp đồng được tạo, tài liệu sẽ được gửi đi để ký trong thời gian ngắn. Điều này giúp quá trình trở nên thuận tiện cho tất cả các bên tham gia ký kết: người phụ trách, quản lý và nông dân.

Kết quả

Scandagra đánh giá cao tốc độ ký tài liệu. Hiện tại, họ có thể ký hợp đồng thu mua ngũ cốc ngay lập tức – thay vì mất một tuần như trước kia, giờ chỉ mất vài phút.

Tổ chức xem việc tích hợp cổng GoPaperless là một dự án thành công vượt mong đợi. Ngay từ ngày đầu sử dụng giải pháp ký điện tử, Scandagra đã có trải nghiệm mượt mà, không gặp sự cố hay gián đoạn. Công ty đánh giá cao giao diện dễ sử dụng, tính tiện lợi khi mọi chức năng đều có sẵn, lưu trữ tài liệu hiệu quả và quá trình ký nhanh chóng, hiệu quả.

Công ty cũng ghi nhận sự giảm đáng kể về chi phí lao động thủ công vì cần ít nhân lực hơn để xử lý các công việc hàng ngày. Quá trình chuẩn bị và ký hợp đồng trở nên nhanh hơn đáng kể, giúp nông dân nhận được giá cố định kịp thời – dù là trong tuần, trong ngày hay thậm chí trong giờ – vì mọi thứ giờ diễn ra gần như tức thì.

GoPaperless mang lại lợi thế lớn trong việc quản lý rủi ro. Việc cố định giá ngũ cốc, thiết lập điều khoản, chính thức hóa hợp đồng và ký kết kịp thời là điều rất quan trọng. Trì hoãn những bước này và để rủi ro xuất hiện trong ngành nông nghiệp năng động là điều không nên.