“Chúng tôi nhận thấy rằng các quy trình hàng ngày đã trở nên dễ dàng hơn – hiện tại việc ký hợp đồng diễn ra trơn tru và đơn giản hơn. Là một tổ chức phi lợi nhuận, chúng tôi cần quản lý quy trình một cách hiệu quả nhất để đảm bảo đủ nguồn lực tài chính nhằm duy trì dịch vụ hỗ trợ cảm xúc cho trẻ em và thanh thiếu niên không bị gián đoạn.”

Robertas Povilaitis, Giám đốc Vaikų linija / Child Line

Thách thức

Tổ chức phi chính phủ Vaikų linija / Child Line tổ chức các khóa đào tạo chuẩn bị cho tình nguyện viên hai lần mỗi năm và ký hợp đồng với các tình nguyện viên tương lai.

Thách thức lớn nhất của tổ chức là các phương thức xác thực danh tính điện tử, vì không phải tất cả tình nguyện viên đều sử dụng Quantera. Do đó, điều quan trọng là phải tìm được một nền tảng linh hoạt trong kết nối, trực quan và dễ sử dụng.

Giải pháp

Biết rằng một số tình nguyện viên sử dụng Quantera và số khác sử dụng Smart-ID, tiêu chí quan trọng nhất khi chọn nhà cung cấp dịch vụ ký điện tử của tổ chức là có nhiều phương thức xác thực danh tính cá nhân khác nhau.

Bên cạnh đó, cần đảm bảo rằng nhiều nhân viên trong tổ chức có thể sử dụng nền tảng – các chi nhánh của Vaikų linija / Child Line được đặt tại Vilnius, Kaunas và Klaipėda. Các nhóm tình nguyện viên khác nhau được đào tạo tại đây, với các điều phối viên khác nhau hoạt động ở từng thành phố. Điều quan trọng là các nhóm có thể sử dụng các công cụ quen thuộc và tuân theo quy trình làm việc.

Kết quả

Tổ chức đã loại bỏ hợp đồng giấy để hướng đến sự bền vững cao hơn và hiện ký tất cả các tài liệu, bao gồm hợp đồng, bằng hình thức ký điện tử. Vaikų linija / Child Line chủ yếu sử dụng Dokobit để ký hợp đồng với tình nguyện viên và hợp đồng hỗ trợ từ doanh nghiệp hoặc cá nhân.

Theo dịch vụ hỗ trợ tâm lý, Dokobit rất dễ sử dụng và giúp đơn giản hóa các quy trình hàng ngày của tổ chức. Việc ký kết hợp đồng diễn ra trơn tru và hiệu quả không chỉ tại Lithuania mà còn cả ở nước ngoài. Vaikų linija / Child Line đặc biệt đánh giá cao tính năng nhận thông báo tự động khi cả hai bên đã ký xong hợp đồng – điều này giúp quy trình thuận tiện hơn, đặc biệt khi mỗi ngày phải gửi hàng chục hợp đồng cho nhiều người ký.