Trung tâm phát sóng Lithuanian Radio and Television Center (Telecenter) là một công ty cổ phần có vốn thuộc sở hữu nhà nước. Telecentras là một trong những các công ty có tầm quan trọng chiến lược đối với an ninh quốc gia. Hạ tầng của các tháp và cột phát sóng cao (trên 100 mét) giúp tín hiệu truyền hình phủ gần như toàn bộ lãnh thổ Lithuania.

Công ty cũng quản lý một công trình kỹ thuật độc đáo mang tầm quốc gia – Tháp truyền hình Vilnius (cao 326 m), cùng với nhà hàng Paukščių takas. Hơn 120.000 người cả trong nước lẫn quốc tế đến tham quan Tháp truyền hình Vilnius mỗi năm.

“Bằng cách số hóa toàn bộ quy trình tài liệu và triển khai các giải pháp GoPaperless, chúng tôi tin rằng mình đang góp phần bảo vệ môi trường. Vì số lượng tài liệu in đã giảm, chúng tôi đã giảm lượng giấy sử dụng khoảng 4,5 lần mỗi năm”

Edita Kėkštienė, Trợ lý Tổng giám đốc

Thách thức

Telecentras đã sử dụng phương thức ký tài liệu điện tử được một thời gian và giờ đây việc không sử dụng giải pháp GoPaperless đã trở thành quá khứ. Trong thời kỳ đại dịch, khi hầu hết doanh nghiệp phải chuyển sang làm việc tại nhà, đội ngũ Telecentras đã nhanh chóng chuyển đổi toàn bộ quy trình để hỗ trợ làm việc từ xa.

Công ty thừa nhận rằng những tuần đầu của đại dịch là đầy thử thách. Việc giao tiếp với đối tác và khách hàng bên ngoài, cùng với khối lượng tài liệu nội bộ, không những không giảm mà còn tăng mạnh do các biến cố bất ngờ từ khủng hoảng thị trường. Khi mọi người đều làm việc từ xa, việc ký tài liệu thủ công trở nên cồng kềnh và thiếu linh hoạt, buộc công ty phải nhanh chóng tìm kiếm giải pháp – và từ đó, sự hợp tác với GoPaperless bắt đầu.

Giải pháp

Tổ chức đặt yếu tố bảo mật, dễ sử dụng và tiện lợi làm trọng tâm khi lựa chọn giải pháp ký điện tử. Telecentras rất coi trọng an toàn thông tin, khách hàng và dữ liệu vì vai trò chiến lược của mình với an ninh quốc gia. Đây là yếu tố then chốt khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ.

Sau khi khảo sát nhiều lựa chọn trên thị trường, tổ chức kết luận rằng việc ký tài liệu qua GoPaperless là an toàn, đơn giản và thuận tiện. Công ty nhấn mạnh sự tin tưởng vào GoPaperless vì tất cả chữ ký điện tử đều được thực hiện bằng quy trình xác thực danh tính điện tử an toàn, tuân thủ nghiêm ngặt quy định của luật eIDAS. Ngay cả khi ra nước ngoài, việc đăng nhập và ký tài liệu vẫn dễ dàng và thuận tiện.

Những thách thức do đại dịch COVID-19 gây ra đã thúc đẩy dự án nâng cấp hệ thống quản lý tài liệu (DMS) của công ty. Telecentras đặt mục tiêu làm cho các quy trình trở nên tinh gọn và hiệu quả hơn. Trước đó công ty đã thử nghiệm giải pháp GoPaperless và biết rằng, khi chọn nhà cung cấp DMS mới, họ muốn quá trình ký tài liệu được tích hợp với GoPaperless.

Kết quả

Telecentras nhận thấy rằng quá trình chuẩn bị và ký tài liệu đã được đẩy nhanh và hợp lý hóa đáng kể so với khi tất cả tài liệu còn được ký và phối hợp bằng tay. Tổ chức đã trở nên linh hoạt và cơ động hơn vì giờ đây tài liệu có thể được ký ở bất kỳ đâu – điều trước đây đôi khi không thể thực hiện.

Telecentras hoạt động dựa trên nguyên tắc kinh doanh bền vững. Do đó, việc chuyển toàn bộ quy trình tài liệu sang kỹ thuật số và sử dụng GoPaperless góp phần vào việc bảo vệ môi trường. Số lượng tài liệu in giảm đáng kể, hiện công ty chỉ sử dụng khoảng 22.000 tờ giấy mỗi năm – trong khi trước đó là khoảng 98.000 tờ mỗi năm.